• Ellipsis Newsletter / Mai 2021

    Flexible Arbeitszeiterfassung - ein Praxisbeispiel

    Mehr Zeit für Patienten dank Personalplanung 4.0 in Apotheken

Flexibilität ist gerade im medizinischen Bereich gefragt.

Eine Apotheke steht und fällt mit ihren Mitarbeitern. Die Zeit ist knapp und trotzdem wollen Apotheker sich so gut wie möglich für die Versorgung ihrer Patienten einsetzen. Eine optimale Personaleinsatzplanung ist hierbei wichtig, um unangenehme Überraschungen zu vermeiden.

Die Apotheke ist eine funktionale Einheit, in der ein effektives Management unerlässlich ist, um:

  • eine kontinuierliche Versorgung der Patienten mit Medikamenten/ Verbrauchsgütern sicherzustellen
  • Kosten zu senken
  • Zeit zu sparen und die Arbeit der Mitarbeiter zu optimieren
  • die Verwaltung zu erleichtern

Sowohl bei pharmazeutischem Personal als auch bei kaufmännischen Angestellten sollen einerseits Leerzeiten vermieden und andererseits Spitzenzeiten bewältigt werden. Im pharmazeutischen Bereich ist vor allem das Erfüllen der Kundenwünsche zeitkritisch, denn Patienten möchten sofort bedient werden. Andere Aufgaben müssen unterbrochen werden. Anhand einer Analyse der Einsatzzeiten gelingt es, die Abstimmung der Aufgaben aufeinander sowie den Personaleinsatz in der Apotheke zu optimieren und dabei die Arbeitszeitfenster an die Kundenfrequenz anzupassen. In allen Fällen müssen zudem die geltenden arbeitsrechtlichen Vorschriften berücksichtigt werden.

Pepito

Digitale Anwendungen für die Personalplanung

Trotz flexibler Arbeitszeitmodelle wird die Zeiterfassung auch in Apotheken immer wichtiger. Nachdem der Europäische Gerichtshof entschieden hatte, dass Arbeitszeiten zu dokumentieren sind, gab die Bundesregierung dazu ein Rechtsgutachten in Auftrag, das Änderung an der deutschen Praxis der Zeiterfassung anmahnte. Zu den rechtssicheren Dokumentationen der Arbeitszeiten setzen Unternehmen daher heute auf Software-Lösungen, die auch bei flexiblen Zeiten oder dem Arbeiten von unterwegs anwendbar sind.Lange Dienstpläne, Excel-Listen, Stundenzettel und altmodische Urlaubsanträge können mit einer Personalplanungs-Software wie pepito der Vergangenheit angehören. Was als digitaler Dienstplaner für Praxen und Pflegedienste begann, steht daher nun auch Apotheken zur Verfügung – pepito , eine praktische Anwendung zur Personalplanung mit zahlreichen Funktionen. Die Entwickler der ducito GmbH haben ihre Freude an Technik, Innovationen und elektronischen Systemen zum Beruf gemacht und helfen Firmen mit dieser umfassenden Lösung bei der Planung der Arbeitszeiten. Die in Dresden entwickelte Software agiert wie ein unsichtbarer Mitarbeiter im Unternehmen, der zahlreiche Prozesse in der Personalplanung vereinfacht.

Arbeitszeiten flexibel erfassen

Die Besonderheiten von pepito sind die intuitive Bedienbarkeit und die Kombination zahlreicher für die Personalverwaltung wichtiger Funktionen. Dank der cloud-basierten Arbeitsweise können sowohl Personalverantwortliche als auch Mitarbeiter von überall aus auf das Programm zugreifen. Zum Funktionsumfang gehören das Erstellen von Einsatz- und Dienstplänen, die Differenzierung verschiedener Unternehmensbereiche, die Arbeit mit Vorlagen für Schichten und Personaleinsätze sowie die Verwaltung von Urlauben in-klusive der Beantragung von Urlaubstagen und die automatisierte Berücksichtigung von Krankmeldungen und weiteren Fehlzeiten.

Detaillierte Tages- und Wochenplanungen können ebenso umgesetzt werden wie das Management der Verfügbarkeit von Geräten, Fahrzeugen oder anderen Arbeitsmitteln. Integrierte Auswertungen geben Auskunft zu Krankenständen und eventuellen Personalengpässen. Zudem können die Mitarbeiter sich mit einem eigenen Log-in anmelden und beispielsweise ihre Dienstpläne oder ihr Urlaubskonto jederzeit selbst abrufen. Ein weiterer Vorteil: Die Software zur Personalplanung kann auch für die einfache Erfassung der Arbeitszeiten aller Mitarbeiter genutzt werden. Hierfür sind Schnittstellen für Terminals, das Log-in am PC oder anderen Endgeräten integriert.

Eine moderne Personal-Software ist darauf ausgelegt, die Planung und Erfassung der Arbeitszeiten der Mitarbeiter so effizient wie möglich zu gestalten. Flexible Online-Dienstpläne wie in pepito sorgen für einen reibungslosen Ablauf in der Apotheke durch die automatische Berücksichtigung von Fehlzeiten, einem Urlaubsmanagement und einer transparenten Zeiterfassung.

Branchen-Lösung für Apotheken

Bei der Wahl einer passenden Software sollten Apotheken daher auf branchenspezifische Lösungen setzen, welche auf die Arbeitsabläufe im medizinischen Bereich abgestimmt sind. Die Software zur Personaleinsatzplanung "pepito" ermöglicht ein Personalmanagement, das den Anforderungen flexibler Arbeitsgestaltung gerecht wird.

Erste Einblicke erhalten Sie auch hier https://www.youtube.com/watch?v=puKtgxsdePU.

Wiebke Baier

ducito GmbH
Boltenhagener Straße 140
01109 Dresden

+49 351 8107746

Wiebke.Baier@ducito.de

 

 


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