• Ellipsis Newsletter / Ausgabe 02 / April 2016

    Digitalisierung unternehmerischen Wissens / Wissensmanagement praktisch

    Grundlagen für die Auswahl des passenden Tools zur Aufnahme und Pflege des vorhandenen Wissens im gesamten Unternehmen: Semantic MediaWikis (SMW)/Unternehmenswikis vs. Sharepoint.

Als Schlagwort ist Wissensmanagement in aller Munde. Soll eine Definition gegeben werden, fangen erfahrungsgemäß die Probleme an. Was also ist Wissensmanagement und wie kann es in Unternehmen genutzt werden?

Wissensmanagement ist Teil einer umfassenden Unternehmensstrategie. Diese sollte darauf abzielen, Kosten-, Innovations- und damit Wettbewerbsvorteile zu schaffen. Ein wichtiges Ziel besteht zunächst darin, vorhandenes Wissen überhaupt zugänglich zu machen. Das geschieht, indem implizites Wissen, also Erfahrungswissen, in explizites Wissen, also verfügbares Wissen, umgewandelt wird. Es handelt sich dabei um sämtliches Wissen im gesamten Unternehmen über Kunden, Lieferanten, Wettbewerber, Mitarbeiter, Trends und Meinungen im Markt oder in der Branche sowie auch über Produkte, technische Prozesse oder andere, auch nicht-materielle, Reserven.

Im modernen Unternehmensumfeld reicht es nicht aus, das in den Köpfen der Mitarbeiter oder ansonsten im Unternehmen bestehende Wissen nur zu sammeln und zu archivieren. Das Wissensmanagement ist viel nachhaltiger zu planen. Die Gewinnung, Strukturierung und Ablage, die Pflege und die Bereitstellung für jeglichen Zweck sind Mittelpunkt dieser Planung. Ohne ein maßgeschneidertes Wissensmanagement ist diese Aufgabe nur schwer zu erfüllen.

Das Unternehmen muss vorab für sich festlegen, welche Ziele mit dem eigenen Wissensmanagement verbunden werden sollen und wofür es langfristig genutzt werden soll. Es muss erkennen, wie Wissen im Unternehmen entsteht bzw. wie es in das Unternehmen gelangt, welche Qualität und welchen Inhalt es hat und wie es effizient zu erfassen, zu systematisieren und vorzuhalten sowie zu repräsentieren und zu pflegen ist.

Um diese Ziele zu erreichen, muss ein Unternehmen nicht “bei Null anfangen”. Es existieren Tools für diesen Zweck. Verbreitet sind unter anderem Microsoft Sharepoint und diverse Ausprägungen Wiki-basierter Systeme. Das Microsoft-Produkt Sharepoint ist das größte Konkurrenzprodukt zu Unternehmenswikis. Es bietet sehr viele Funktionalitäten und ist genaugenommen ein Zwei-Komponenten-System. Einerseits ein DMS, andererseits ein CMS. Der CMS-Teil ist geeignet, Blogs, Tasks u. ä. Elemente zu erstellen. Daneben bietet der DMS-Teil ein zentrales, Web-basiertes Interface, um Microsoft Office Dokumente zu bearbeiten und zu speichern.

Wenn der Haupteinsatzzweck die Verarbeitung von Microsoft-Dokumenten, also Dokumenten-Management, in einer Microsoft-Umgebung ist, wird Sharepoint das Mittel der Wahl sein. Wie bereits angesprochen, handelt es sich jedoch um einen Hybrid-Kompromiss. Das führt dazu, dass Sharepoint in einer sonst sehr schlanken IT-Infrastruktur zur Performance-Bremse werden kann. Hohe Komplexität kann ebenfalls ein Problem werden. Hier spielt ein Wiki-basiertes System einen seiner großen Vorteile aus: Einfachheit. Denn prinzipiell besteht ein Wiki “nur” aus Webseiten. Noch eleganter funktionieren Wikis mit semantischer Erweiterung.

Ein großes Alleinstellungsmerkmal eines Semantic MediaWikis (SMW) ist die Kombination aus Vorlagen/Formularen, semantischen Attributen und der Einfachheit in der Datenstruktur. Vieles ist in SharePoint machbar, aber es erfordert einen hohen Customizing-Aufwand und einige individuelle Programmierungen in Visual Basic. Im Gegensatz zu Sharepoint gibt es bei SMW keine vordefinierten Seitentypen wie Ereignisse oder Ankündigungen. Aber mit dem integrierten Markup-System lassen sich sehr unkompliziert sämtliche Arten von Seiten erzeugen.
 
Für viele Unternehmen sehr wichtig: die Möglichkeit einer umfassenden Versionierung. Die Versionshistorie ist dann besonders interessant, wenn kritische Inhalte von sehr vielen Benutzern bearbeitet werden. Sharepoint verfügt ebenfalls über eine Versionierung. Bei Änderungen an Dokumenten kann verfolgt werden, was geändert wurde. Auch eine Wiederherstellung ist möglich. Aber es existieren einige Grenzen der Sharepoint-Versionierung

  • In Sharepoint werden nicht alle kleinen Änderungen zwischen zwei Versionsständen einer Datei dauerhaft gespeichert.
  • Falls in Sharepoint eine Seite mit benutzerdefinierten Felder angelegt wird, die nach kurzer Zeit eine neue Struktur bekommt (z. B. werden einige der Felder entfernt), sind alle Werte der benutzerdefinierten Felder verloren und können nicht wiederhergestellt werden. In einem SMW ist dies auch nach mehrmaligem Verändern der Datenstruktur kein Problem. D. h., dass in Sharepoint keine Aufzeichnung der vorherigen Versionen des Datenschemas möglich ist.
  • Gelöschte Seiten können in einem SMW immer von einem Administrator wiederhergestellt werden; zusammen mit ihrer vollen Historie, in Sharepoint funktioniert das nicht. 

In einem Punkt ist SMW Sharepoint sogar im Umgang mit Microsoft-Dokumenten überlegen: Tagging - eine verbesserte Kennzeichnung und Klassifizierung der Dokumente. Jede in SMW hochgeladene Datei besitzt eine eigene Wiki-Seite, die mit verschiedenen Metadatenfeldern angereichert werden kann. Diese Strukturierung ist in Sharepoint nicht in der Form möglich.
 
Prinzipiell ist es wie immer in der Welt der Software-Produkte: jedes System hat seine Vorzüge und Grenzen. Letztlich kommt es auf die exakten Bedürfnisse, Ziele und Voraussetzungen an, ob die Entscheidung zugunsten des einen oder des anderen Systems gefällt wird.
 
Einen schönen Vergleich hat der SemanticMediaWiki-Entwickler Yaron Koren formuliert: “Sharepoint ist wie ein großer Messerblock: für jeden Einsatzzweck gibt es ein entsprechendes Modell. Ein wirklich guter Koch benötigt jedoch nur ein perfektes Messer, mit dem er alle Aufgaben perfekt bewältigen kann: Semantic MediaWiki.”.

Klaus Hoogestraat, Dirk Faustmann


ITM Ges. für IT-Management mbH
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