• Ellipsis Newsletter / Ausgabe 07 / August 2014

    Aufbewahrung und Archivierung von elektronischen Kontoauszügen

    Das Bayerische Landesamt für Steuern (BayLfSt) hat sich am 19. Mai 2014 zu den Aufbewahrungspflichten bei elektronischen Kontoauszügen geäußert.

Auffassung
Ein Ausdruck der Daten ist nicht ausreichend. Der elektronische Kontoauszug ist ein originär elektronisches Dokument. Eine Löschung verstößt gegen die Aufbewahrungspflicht. Die Daten müssen jederzeit verfügbar und lesbar sein. In der System- bzw. Verfahrensdokumentation muss erkennbar sein, auf welche Weise aufbewahrt, archiviert sowie weiterverarbeitet wird.
Sie dürfen nicht unterdrückbar oder ohne Kenntlichmachung änderbar, löschbar sowie verfälschbar sein. Bei originären Daten muss eine Bearbeitung während der Übertragung ausgeschlossen sein. Gleiches gilt bei Kontoumsatzdaten in auswertbarer Form (z. B.: XLS- oder CSV-Daten).

Folgen für Sie als Steuerpflichtigen
Für die Aufbewahrung während der zehnjährigen Frist gibt es verschiedene Möglichkeiten:

  • Ablegen der elektronischen Kontoauszüge im Dokumentenmanagement unter den eigenen Dateien (z. B.: \eigene Dateien\Kontoauszüge 201414-1; 2014-2; usw.).
  • Als Nutzer eine Buchführungssoftware kann die originäre Datei an den Buchungssatz angehangen werden. Die Anbieter archivieren die Daten über die zehnjährige Aufbewahrungsfrist.
  • Alternativ die Vorhaltung des Kontoauszugs beim Kreditinstitut, wobei jederzeit auf die Daten zugegriffen werden kann. Vorsicht: nicht jede Bank bewahrt die Daten lange genug auf!
  • Der Ausdruck der Kontoauszüge genügt den Anforderungen nicht!

Ronald Robbi

BDO AG
Wirtschaftsprüfungsgesellschaft
Arnstädter Straße 28
99096 Erfurt

www.bdo.de


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