• Ellipsis Newsletter / Ausgabe 01 / Februar 2014

    Quote erfolgreich abgeschlossener Projekte: ca. 30 Prozent

    Vorrangige Gründe für ein Scheitern: unordentliche Kommunikation, geteilte Aufmerksamkeiten, Risikoscheu, Überbelastung einzelner Beteiligter<

Wer hat es nicht schon selbst bzw. in seinem Unternehmen erlebt: Es wird über ein neues Projekt gesprochen, alle sind begeistert - wollen und werden gern mithelfen - und begeben sich dann wieder zu ihrer Alltagsarbeit. Einen guten Projektmanager sollte dieser Umstand nicht stören, doch kann auch er/sie durch Unwägbarkeiten stark in seinem Vorhaben ausgebremst werden, selbst wenn Zeitplanung und Aufgabenverteilungen genau festgelegt werden.

Zum Einen ist eine ordentliche Kommunikation zwischen allen Beteiligten das A und O, um Missverständnisse zu vermeiden. Statt eines Anrufs erfolgt nur eine schnelle E-Mail, die häufig nicht alle gewünschten Informationen enthält und damit wieder Nachfragen und Nachhaken mit sich zieht. Zeitverzug und damit eventuelle Verschiebungen in den Termin-Festlegungen durch unnötig langes Warten auf Antworten sind hierbei die Folge. Die priorisierten Kommunikationswege sollten daher nicht nur in der und für die eigene Projektplanung festgelegt, sondern auch allen Involvierten mitgeteilt werden, z. B. dass bei Rückfragen um telefonischen Rückruf gebeten wird.

Zum Anderen ist die ungeteilte Aufmerksamkeit aller Projektpartner zum Zeitpunkt der Projektplanung ein wichtiger Bestandteil, um schwerwiegende Missverständnisse im Nachhinein zu vermeiden. Anstatt eine schnell einberufene Videokonferenz bzw. Kommunikation über Verteiler oder Chats zu organisieren und damit Freiraum für "Nebenherarbeiten" oder "Multitasking" zu schaffen, tragen persönliche Vor-Ort-Treffen sehr zu einem schnelleren, gemeinsamen Verständnis bei.

Die zu Beginn genannte Alltagsarbeit, der sich alle Projektpartner und -leiter unweigerlich auch widmen müssen, sollte keinesfalls unterschätzt werden. So werden schnell etwaige Bedenken oder (gerechtfertigte) Einwände Anderer zur Seite geschoben, da zu diesem Zeitpunkt die eigene Arbeit oberste Priorität genießt. Risiko-Analysen, die Kosten- und Zeitverläufe des Projektes in Frage stellen könnten, werden unterlassen. Oder aber, sie werden oberflächlich durchgeführt, um die einplanten Kosten- und Zeitverläufe eben nicht in Frage zu stellen.

Diese Punkte stellen nur eine Auswahl der Gründe für einen unbefriedigenden Ablauf der Projektplanung und -durchführung dar. Je nach Anzahl der am Projekt Beteiligten, deren - teils nicht zu Beginn sondern erst nach der abgeschlossenen Planung - kommunizierten Wünschen und unzureichend getätigten Zuarbeiten bzw. Unterstützungen sind dadurch viele Projekte leider einem mehr oder weniger schnellen Untergang geweiht.

(Text in Anlehnung an den Artikel "Troubled Projects" aus dem Haufe-Akademie-Magazin "Management & Führung, Programm Guide  Feb - Okt 2014")


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