• Ellipsis Newsletter / Ausgabe 4 / Mai 2013

    Unternehmensnachfolge: Notfallplan statt Notstand

    Ziel eines Notfallplanes ist es, "im Fall der Fälle" jederzeit eine geregelte Übernahme des Unternehmens zu ermöglichen, ohne dass es einer persönlichen Einweisung des bisherigen Geschäftsführers bedarf.

Notfallplan statt Notstand in der Firma: Die Bewältigung der Unternehmensnachfolge ist grundsätzlich eine große Herausforderung. Wenn der "Fall der Fälle" überraschend und unvorbereitet eintritt und es obendrein zügig gehen muss, dann ist guter Rat teuer. Ein solcher Notstand lässt sich freilich vermeiden.

Ein verantwortungsbewusster Unternehmer kann nämlich mit einer gewissen Vorbereitung leicht geordnete Verhältnisse für einen zeitweisen oder kompletten Ausfall seiner Person hinterlassen. Diese Vorsorge lässt sich am besten gemeinsam mit einer sachkundigen Vertrauensperson wie dem Steuer- oder Unternehmensberater treffen.

Gerade im Freistaat Sachsen ist dies ein aktuelles Thema, da die Wirtschaft größtenteils aus kleinen und mittelständigen Unternehmen besteht, welche oft eigentümergeprägte Strukturen aufweisen. Meist ist der Übergang unter aktuellen Rahmenbedingungen zudem eine Premiere.

Die Absicherung der Angehörigen mit Lebensversicherungen oder anderen Anlagen wird meist bedacht, auch der grundsätzliche Übergang der Firma in andere Hände ist meist durch Testament oder andere Vereinbarungen geregelt. Viele wichtige Dinge, die für einen reibungslosen Geschäftsablauf in der Firma ohne Unterbrechung notwendig sind, werden dagegen nicht beachtet. Dies ist aber notwendig, damit der Unternehmer auch seine Verantwortung gegenüber seinen Mitarbeiter und Geschäftspartnern (Lieferanten, Kunden, Banken) vollumfänglich wahrnimmt.

Ziel eines Notfallplanes ist es, jederzeit eine geregelte Übernahme des Unternehmens zu ermöglichen, ohne dass es einer persönlichen Einweisung des bisherigen Geschäftsführers bedarf. Um dieses Ziel zu erreichen, ist es hilfreich, dass der Unternehmer eine Übersicht mit allen Tätigkeiten, die an seine Person gebunden sind, aufstellt. So ist zum Beispiel zu prüfen, wie die Auftragsabwicklung, Erstellung von Rechnungen oder Bezahlung von Rechnungen erfolgt. Wer ist für die Einhaltung von Bearbeitungs- und Zahlungsfristen zuständig, wer für die Personalplanung? Auch die Finanz-, Vermögens- und Ertragslage muss ständig so strukturiert aufgearbeitet werden, dass der potenzielle Nachfolger jederzeit die Situation des Unternehmens erkennen kann. Auch müssen Produktionsabläufe nachvollziehbar dokumentiert sein und es sollte eine abstrakte Handlungsanweisung entwickelt werden. Auch die Erfassung von PINs, Codes und Verschlüsselung ist wichtig, damit der Nachfolger einen dem bisherigen Unternehmer gleichwertigen Zugriff auf Konten, Programme und weitere Ressourcen hat.

Ein mögliches Stufenmodell, um den Notstand zu vermeiden, sieht wie folgt aus:

  • Stufe 1 – Aufnahme der Ist-Situation
  • Stufe 2 – Abgleich mit einem Mindestumfang an Routinen, Vertretungsregeln und Handlungsanweisungen
  • Stufe 3 – bei Abweichung vom Mindestumfang: Empfehlung notwendiger Maßnahmen.

Niels Bahr, Wirtschaftsprüfer
Mazars GmbH - Wirtschaftsprüfungsgesellschaft
Neumarkt 9a
04109 Leipzig

www.mazars.de


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